Центр арктического туризма «Грумант» (Arctic Travel company «Grumant») является структурным подразделением ФГУП «Государственный трест «Арктикуголь», осуществляющего экономическую деятельность на архипелаге Шпицберген с 1931 года. ЦАТ создан в 2015 году и является единственным официальным российским туроператором на Шпицбергене.

Мы приглашаем в команду Центра арктического туризма Офис-менеджера для работы в офисе в Баренцбурге. Мы ищем ответственного, активного человека, который готов взять на себя работу по взаимодействию подразделений офиса, с желанием выстроить, отладить, автоматизировать процессы и поддерживать в них порядок.

Задачи:

1. Регистрация, сканирование, отправка адресатам, упорядочивание входящей и исходящей документации.
2. Организация работы офиса, взаимодействия структурных подразделений:
• организация собраний ответственных по направлениям,
• публикация объявлений, новостей в корпоративных чатах сотрудников,
• оперативное взаимодействие со всеми структурными подразделениями, помощь руководителям и работникам в рамках своих компетенций,
• определение качественных и количественных потребностей работников в канцелярских, хозяйственных товарах, формирование заявки для поставщика.
• определение потребности в канцелярских, хозяйственных товарах, формирование заявки для поставщика.
3. Ведение кадрового делопроизводства по вверенному участку:
• подготовка проектов приказов, согласование и ознакомление работников,
• получение от руководителей направлений служебных записок – оснований к приказам,
• получение оснований для приказов – служебных записок от руководителей, заявлений – от работников,
• формирование и ведение личных дел работников,
• подготовка документов для архивного хранения.
4. Участие в процессе приема и встречи новых сотрудников.
5. Оказание помощи работникам в оформлении виз, разрешений на оружие, а также сопровождение, координация групп приезжающих работников.
6. Участие в организации и проведении корпоративных, культурно-массовых и спортивных мероприятий в компании.
7. Взаимодействие со службами рудника «Арктикуголь» по совместным с ЦАТ вопросам.

Требования:

• Высшее профессиональное образование,
• Опыт работы офис-менеджером, специалистом по кадрам,
• Знание основ делопроизводства и документооборота,
• Грамотная речь и письмо, навыки переговоров и деловой переписки,
• Разговорный и письменный английский не ниже upper intermediate,
• Компьютерная грамотность, уверенное владение MS Office, опыт работы с облачными сервисами, в социальных сетях, мессенджерах, почтовых сервисах, с текстовыми редакторами и таблицами данных,
• Активность, способность и желание выявить и автоматизировать процессы, отладить и поддерживать порядок,
• Умение планировать свою работу и расставлять приоритеты,
• Доброжелательность и умение строить коммуникацию с разными людьми.

Условия работы:

• Основное место проживания – поселок Баренцбург.
• Транспортировка от Москвы до Баренцбурга и обратно оплачивается работодателем в начале и в конце договора/контракта.
• Официальное трудоустройство с первого рабочего дня.
• Трудовой контракт – 6 месяцев с последующим продлением работы до 2-3 лет и более.
• Трудоустройство официальное с первого дня с выплатой заработной платы по ТК РФ, социальный пакет.
• Заработная плата до 100 000 руб.
• Работа с российскими и иностранными туристами, в небольшом дружелюбном русскоязычном коллективе.
• Режим работы: 5/2.
• Ежегодный оплачиваемый отпуск 49 календарных дней за полный отработанный год. Отпуск без сохранения заработной платы общим сроком до 2-3 месяцев предоставляется по согласованию с руководством.
• Предоставляется служебное жилье на основе найма.
• Расходная часть: подоходный налог – 8% на Шпицбергене; расходы на жилье и питание составляют в среднем 20-25 тысяч рублей в месяц, и вычитаются из заработной платы. Оставшаяся сумма перечисляется 15 числа каждого месяца на зарплатную карту.
• Инфраструктура для сотрудников: культурно-спортивный комплекс, школа, детский сад, продовольственный и промтоварный магазины, столовая, аптека, поликлиника (хирург, стоматолог, терапевт).

Этапы отбора:

1. Мы ожидаем от Вас развернутое резюме, со ссылками на профили в социальных сетях и сопроводительное письмо. В письме просим раскрыть Вашу личную мотивацию работать офис-менеджером в нашей команде, в котором Вы можете описать свою биографию, опыт и навыки, взгляды на жизнь, цели, планы и пр. Чем подробнее, тем лучше. В свою очередь, мы дадим Вам обратную связь.
2. Мы направим Вам небольшую анкету, которая поможет нам познакомиться с Вами. Далее предложим пройти несколько онлайн-собеседований, в результате которых будет принято решение об официальном приглашении на архипелаг.