Офис-менеджер (пос. Баренцбург, Шпицберген)

Центр арктического туризма «Грумант» (Arctic Travel company «Grumant») является структурным подразделением ФГУП «Государственный трест «Арктикуголь», осуществляющего экономическую деятельность на архипелаге Шпицберген с 1931 года. ЦАТ создан в 2015 году и является единственным официальным российским туроператором на Шпицбергене.

Мы приглашаем в команду Центра арктического туризма Офис-менеджера для работы в офисе в Баренцбурге. Мы ищем ответственного, активного человека, который готов взять на себя работу по взаимодействию подразделений офиса, с желанием выстроить, отладить, автоматизировать процессы и поддерживать в них порядок.

Задачи:

  1. Регистрация, сканирование, отправка адресатам, упорядочивание входящей и исходящей документации.
  2. Организация работы офиса, взаимодействия структурных подразделений:
    • организация собраний ответственных по направлениям,
    • публикация объявлений, новостей в корпоративных чатах сотрудников,
    • оперативное взаимодействие со всеми структурными подразделениями, помощь руководителям и работникам в рамках своих компетенций,
    • определение качественных и количественных потребностей работников в канцелярских, хозяйственных товарах, формирование заявки для поставщика.
    • определение потребности в канцелярских, хозяйственных товарах, формирование заявки для поставщика.
  3. Ведение кадрового делопроизводства по вверенному участку:
    • подготовка проектов приказов, согласование и ознакомление работников,
    • получение от руководителей направлений служебных записок – оснований к приказам,
    • получение оснований для приказов – служебных записок от руководителей, заявлений – от работников,
    • формирование и ведение личных дел работников,
    • подготовка документов для архивного хранения.
  4. Участие в процессе приема и встречи новых сотрудников.
  5. Оказание помощи работникам в оформлении виз, разрешений на оружие, а также сопровождение, координация групп приезжающих работников.
  6. Участие в организации и проведении корпоративных, культурно-массовых и спортивных мероприятий в компании.
  7. Взаимодействие со службами рудника «Арктикуголь» по совместным с ЦАТ вопросам.

Требования:

  • Высшее профессиональное образование,
  • Опыт работы офис-менеджером, специалистом по кадрам,
  • Знание основ делопроизводства и документооборота,
  • Грамотная речь и письмо, навыки переговоров и деловой переписки,
  • Разговорный и письменный английский не ниже upper intermediate,
  • Компьютерная грамотность, уверенное владение MS Office, опыт работы с облачными сервисами, в социальных сетях, мессенджерах, почтовых сервисах, с текстовыми редакторами и таблицами данных,
  • Активность, способность и желание выявить и автоматизировать процессы, отладить и поддерживать порядок,
  • Умение планировать свою работу и расставлять приоритеты,
  • Доброжелательность и умение строить коммуникацию с разными людьми.

Условия работы:

  • Основное место проживания – поселок Баренцбург.
  • Транспортировка от Москвы до Баренцбурга и обратно оплачивается работодателем в начале и в конце договора/контракта.
  • Официальное трудоустройство с первого рабочего дня.
  • Трудовой контракт – 6 месяцев с последующим продлением работы до 2-3 лет и более.
  • Трудоустройство официальное с первого дня с выплатой заработной платы по ТК РФ, социальный пакет.
  • Заработная плата – 80 000 руб. до вычета налога.
  • Работа с российскими и иностранными туристами, в небольшом дружелюбном русскоязычном коллективе.
  • Режим работы: 5/2.
  • Ежегодный оплачиваемый отпуск 49 календарных дней за полный отработанный год. Отпуск без сохранения заработной платы общим сроком до 2-3 месяцев предоставляется по согласованию с руководством.
  • Предоставляется служебное жилье на основе найма.
  • Расходная часть: подоходный налог – 8% на Шпицбергене; расходы на жилье и питание составляют в среднем 20-25 тысяч рублей в месяц, и вычитаются из заработной платы. Оставшаяся сумма перечисляется 15 числа каждого месяца на зарплатную карту.
  • Инфраструктура для сотрудников: культурно-спортивный комплекс, школа, детский сад, продовольственный и промтоварный магазины, столовая, аптека, поликлиника (хирург, стоматолог, терапевт).

Этапы отбора:

  1. Мы ожидаем от Вас развернутое резюме, со ссылками на профили в социальных сетях и сопроводительное письмо. В письме просим раскрыть Вашу личную мотивацию работать офис-менеджером в нашей команде, в котором Вы можете описать свою биографию, опыт и навыки, взгляды на жизнь, цели, планы и пр. Чем подробнее, тем лучше. В свою очередь, мы дадим Вам обратную связь.
  2. Мы направим Вам небольшую анкету, которая поможет нам познакомиться с Вами. Далее предложим пройти несколько онлайн-собеседований, в результате которых будет принято решение об официальном приглашении на архипелаг.

Начало работы (вылет на Шпицберген рейсом регулярных авиалиний) – июнь 2022 года.

Откликнуться на вакансию
Создание сайтов — InClouds